Mengelola dan mengintegrasikan ragam aktivitas operasional sebuah perusahaan bukanlah hal mudah. Bagi perusahaan skala kecil saja, mengelola pengadaan barang, proses produksi, karyawan, keuangan, dan aktivitas operasional lainnya membutuhkan perhatian khusus, apalagi bagi perusahaan skala besar. Beruntung, di zaman modern seperti sekarang pengelolaan seperti ini bisa terbantu dengan teknologi. Ya, contoh sederhana saja seperti membuat laporan keuangan. Melalui teknologi berupa software, akuntan bisa membuat laporan dengan lebih akurat dan cepat. Begitupun dengan aktivitas operasional lain, keberadaan software penunjang bisa memangkas waktu dan biaya sehingga menguntungkan perusahaan. Salah satu software yang begitu populer dipakai oleh perusahaan terkait pengelolaan aktivitas operasional adalah ERP.Software ERP (Enterprise Resource Planning) merupakan paket software yang dipakai perusahaan dalam upaya pengelolaan kegiatan bisnis harian, seperti proyek, pengadaan, produksi, SDM, keuangan, dan lainnya. Penggunaan software ERP sudah begitu lumrah karena bisa memberikan informasi yang akurat dan real-time. Apalagi sistem software ERP memungkinkan adanya integrasi data sehingga mencegah terjadinya duplikasi data baik di satu divisi atau antar divisi.Namun pertanyaannya adalah bagaimana penerapan software ERP di masa pandemi Covid-19 seperti saat ini? Ternyata, implementasi software ERP saat Pandemi memberikan beberapa manfaat. Berikut adalah 7 manfaat yang dimaksud.
Membuat Semua Karyawan Terhubung
Di saat pandemi saat ini, banyak perusahaan yang memberlakukan Work From Home (WFH) alias bekerja dari rumah, baik secara menyeluruh ataupun sebagian. Kondisi ini tentu menjadi tantangan besar perusahaan karena tidak semua karyawan bisa saling bertemu langsung setiap harinya. Hal ini berarti komunikasi dan pemberian informasi harus dialihkan dari secara offline menjadi online. Ini membuktikan bahwa keberadaan software ERP akan sangat dibutuhkan. Melalui pengaplikasian software ERP dengan sistem Cloud, maka setiap karyawan bisa saling terhubung. Data dan informasi dapat dengan mudah diakses oleh setiap karyawan kapan saja dan dimana saja selagi memiliki akses internet. Jajaran manajemen dan pengambil kebijakan juga tak perlu khawatir jika ingin menganalisa data dan menentukan kebijakan bisnis karena data dan informasi yang mereka dapat bersifat real-time.
Efisiensi Kolaborasi Internal
Implementasi software ERP di saat pandemi Covid-19 juga akan memudahkan setiap orang dari masing-masing divisi perusahaan untuk tetap berkolaborasi dengan baik. Karyawan antar divisi tidak perlu melakukan pertemuan fisik untuk bisa memperoleh data yang akurat dan update lantaran semua bisa diakses melalui software. Sistem software ERP ini juga memungkinkan pembagian informasi hanya ke orang tertentu saja melalui notifikasi email. Hal ini menjadikan komunikasi antar dua atau beberapa orang lebih efisien dan efektif.
Memberikan Informasi Perilaku Konsumen
Jika perusahaan Anda bergerak dibidang jual-beli atau berhubungan langsung dengan konsumen, maka penggunaan sistem ERP saat pandemi akan sangat bermanfaat. Sistem software ERP umumnya dilengkapi manajemen konsumen yang berisi informasi tentang pola pembelian konsumen baik secara umum atau per konsumen. Informasi inilah yang bisa digunakan untuk menarik konsumen agar kembali melakukan pemesanan. Dengan kata lain, sistem ini merupakan bagian dari bentuk strategi pemasaran.Selain pola pembelian, informasi lain yang juga diberikan melalui software ERP adalah produk apa saja yang dibeli oleh masing-masing konsumen. Informasi ini akan sangat bermanfaat agar pemasaran bisa dilakukan dengan lebih terarah dan personal menggunakan sistem marketing automation. Melalui sistem yang sudah begitu modern inilah, artinya kondisi pandemi bukan lagi menjadi penghalang untuk melakukan pemasaran yang efektif.
Keamanan Data Terjaga
Pada dasarnya, penggunaan software dianggap lebih baik dibanding local server karena lebih aman untuk digunakan. Tak terkecuali untuk software ERP, keamanan data yang disimpan dalam sistem berbasis cloud akan memperkecil bahkan menghilangkan potensi kerusakan atau kehilangan data. Apalagi sistem software ERP memungkinkan penggunanya untuk menentukan siapa saja yang bisa mengaksesnya alias tidak diberikan secara terbuka. Pengelolaan yang dilakukan oleh administrator seperti ini memungkinkan kesalahan atau gangguan bisa diantisipasi dan diperbaiki dengan lebih cepat.
Aktivitas Bisnis Tetap Terkendali
Pengaplikasian software ERP dalam perusahaan artinya membuat kegiatan bisnis bisa lebih mudah untuk dikendalikan. Apalagi saat pandemi Covid-19 dimana banyak kegiatan dilakukan di rumah masing-masing, maka pengelolaan bisnis berbasis web akan membantu banyak. Perusahaan bisa menunjuk tugas kepada karyawan dan mengecek kemajuannya secara langsung di sistem. Karyawan yang diberikan akses juga bisa melakukan pekerjaan di rumah sehingga seharusnya bisa lebih hemat waktu dibanding harus pergi ke kantor. Follow up, approval, atau sejenisnya juga bisa lebih mudah karena semua sistem dilakukan berbasis internet.
Menjaga Produktivitas
Selama masa pandemi, akan banyak aktivitas bisnis perusahaan yang terganggu. Bagaimana tidak, kegiatan yang biasanya dilakukan di kantor harus dibawa ke rumah selama pemberlakuan Pembatasan Sosial. Namun semua itu bisa diatasi dengan penggunaan software ERP. Aktivitas bisnis terutama yang berkaitan dengan administrasi tetap bisa dilakukan sekalipun di rumah. Apalagi dengan sistem cloud dan berbasis internet, maka karyawan bisa menghemat waktu. Artinya, produktivitas selayaknya tetap terjaga karena tidak ada perbedaan berarti antara kerja di kantor dan di rumah.
Menghindari Kerugian
Sebelum berkembangnya teknologi, pekerjaan harus dilakukan secara manual. Hal ini membuat semua kegiatan terkonsentrasi di kantor atau lapang, alias tidak bisa mobile. Berbeda dengan sekarang, pemanfaatan software ERP menjadikan aktivitas bisnis bisa dilakukan dimanapun dan kapanpun tanpa kendala. Cara ini akan membuat perusahaan terhindar dari kerugian akibat operasional bisnis yang terkendala.Pada kesimpulannya, pengaplikasian software ERP saat pandemi Covid-19 sangat bermanfaat bagi perusahaan. Sistem ERP akan membantu dalam melaksanakan operasi bisnis sekalipun tidak dilakukan dengan kehadiran langsung di kantor. Hal ini lantaran sistem software ERP yang berbasis daring memungkinkan pengoperasiannya dilakukan kapan saja dan di mana saja. Lebih dari itu, Anda juga harus tetap bijak memilih software ERP yang tepat. Seperti apa yang disediakan oleh ERP Ukirama, software berbasis clouds yang terintegrasi memungkinkan Anda melakukan pengelolaan ragam aktivitas bisnis, mulai dari pembelian, penjualan, manajemen stok, akuntansi, keuangan, dan HRD.
Tanya Expert Kami
