Stock opname atau juga sering disebut sebagai stock take adalah sebuah kegiatan untuk menghitung ulang stok barang yang ada di gudang. Beberapa perusahaan juga melakukan perhitungan persediaan untuk aktiva kas, piutang dan hutang sekaligus.Stock opname merupakan bagian dari sistem persediaan periodik, yang sekaligus diperlukan sebagai salah satu bahan audit perusahan. Periode pelaksanaan stock take sangat bergantung pada kebijakan perusahaan masing-masing. Beberapa perusahaan melakukan pencatatan setiap satu tahun, beberapa lainy melakukan pencatatan setiap akhir bulan. Sedangkan perusahaan SPI, biasanya melakukan pencatatan secara teratur setiap triwulan/caturwulan.Kegiatan stock take meliputi proses mengidentifikasi setiap barang, menghitung jumlahnya, dan kemudian menyajikannya dalam tabel agar mudah dibaca. Kegiatan stock opname sangat penting dilakukan, khususnya bagi bisnis retail dan grosir yang banyak melakukan penyimpanan barang di gudang.
Kenapa Harus Membuat Stock Opname?
Untuk memenuhi permintaan pasar, perusahaan tidak bisa jika hanya mengandalkan jumlah produksi harian saja. Sebuah perusahaan harus memiliki stok produk yang sewaktu-waktu bisa dikeluarkan untuk memenuhi permintaan pasar. Ada kalanya, sebuah perusahaan tidak bisa memenuhi permintaan pasar yang melonjak naik karena persediaan barang di gudang sedikit, sedangkan daya produktif rendah. Ini tentu akan menjadi kerugian tersendiri bagi perusahaan. Disisi lain, bila perusahaan memiliki stok barang yang rendah sedangkan permintaan dari pasar rendah, barang akan menumpuk dan sulit untuk dijual. Kerugian akan semakin besar apabila barang yang disimpan memiliki tanggal kadaluarsa yang tidak lama.Penghitungan jumlah barang yang ada di gudang berfungsi untuk menemukan kebenaran dan keakuratan catatan pembukuan perusahaan tentang jumlah barang yang ada. Dengan memastikan jumlah barang yang ada di gudang, manajemen bisa melakukan perhitungan secara akurat dan menetapkan berapa jumlah barang yang perlu diproduksi atau di supply sehingga tetap bisa memenuhi permintaan pasar. untuk mengurangi resiko kesalahan, beberapa perusahaan menggunakan barcode sebagai kode barang. Penggunaan barcode sekaligus untuk mengefisiensikan waktu perhitungan stok barang.Tujuan dan Manfaat Stock Opname
Dari masalah diatas yang ingin dijawab dengan stock opname, maka bisa diketahui bahwa tujuan kegiatan stock opname adalah untuk mencegah kerugian bagi perusahaan karena ketidaktahuan / kesalahan dalam menghitung jumlah stok barang di gudang. Perhitungan jumlah barang yang akurat akan mempermudah pengaturan mutasi keluar-masuk barang ke gudang. Catatan tersebut juga bisa menjadi input keputusan departemen-departemen terkait kedepannya.Sebagai contoh, bila ternyata hasil perhitungan dari stock opname lebih besar dari nilai kas persediaan, maka perusahaan bisa melakukan pengecekan pada jurnal pencatatan untuk mengetahui apakah ada transaksi yang belum dicatat atau mungkin terjadi kesalahan pencatatan. Sebaliknya bila ditemukan kekurangan, maka bagian terkait bisa membuatkan jurnal penyesuaian untuk kekurangan tersebut.Cara Membuat Laporan Stock Opname Dengan Excel
Ketika proses pencatatan sudah dilakukan, Anda harus membuat laporan stock opname. Untuk membuat laporan stock opname, ada banyak media yang digunakan. Yang paling sederhana dan murah adalah dengan menggunakan Microsoft Excel. Berikut cara untuk membuat laporan stock opname sederhana dengan menggunakan excel:- Membuat Form Tabel “Database Laporan Stock Opname”
Langkah pertama, Anda perlu membuat tabel form yang akan digunakan sebagai laporan stock opname. Buat form ini pada sheet 1, dan beri nama “Database Laporan Stock Opname”.Beberapa kolom yang perlu dibuat adalah kode barang, nama barang, satuan, harga pokok, nilai dan jumlah persediaan awal, nilai dan jumlah penjualan, nilai dan jumlah barang masuk, nilai dan jumlah persediaan akhir, nilai dan jumlah persediaan di gudang, selisih kurang/lebih, dan keterangan. Contohnya adalah sebagai berikut:
- Buat Rumus Untuk Kolom Nilai Persediaan Awal
Input data-data produk perusahaan yang telah dihitung pada tabel yang sudah ada di “Database Laporan Stock Opname”. Caranya adalah:
Catatan: Untuk produk-produk berikutnya, Anda tinggal mengarahkan kursor di bagian pojok kanan bawah hingga kursor berubah simbol menjadi (+), kemudian drag hingga produk terakhir. Cara ini bisa dilakukan pada rumus-rumus lainya juga.
- Buat Rumus Untuk Kolom Nilai Penjualan
Buat juga rumus untuk data penjualan. Caranya sama seperti membuat rumus pada kolom persediaan awal. Caranya adalah:
- Buat Rumus Untuk Barang Masuk
Berikutnya memasukan rumus untuk kolom barang masuk. Caranya adalah:
- Buat Rumus Untuk Kolom Persediaan Ahir
Berikutnya membuat rumus untuk jumlah dan nilai persediaan akhir. Caranya adalah sebagai berikut:
- Buat Rumus Untuk Nilai Persediaan Gudang
Berikutnya membuat rumus untuk jumlah dan nilai persediaan akhir. untuk kolom jumlah ditulis secara manual, sedangkan nilai persediaan gudang menggunakan rumus:
- Lakukan Pencocokan Data
Langkah berikutnya adalah input data untuk pencocokan data pada kolom nilai buku persediaan dan nilai fisik gudang. Untuk mempermudahnya, gunakan rumus berikut:
Bila hasil perhitungan rumus minus (-), berarti terjadi selisih kurang. Sebaliknya, bila hasilnya plus (+), berarti terjadi selisih lebih. Data yang benar adalah yang selisihnya 0.
- Berikan Keterangan
Langkah terakhir, tuliskan keterangan bila menemukan selisih lebih ataupun kurang. Keterangan yang ditulis adalah berupa alasan mengapa terjadi selisih tersebut. Bila pada akhirnya telah dilakukan pembenaran, maka ubah data sehingga selisih menjadi nol (0). Jangan lupa hapus juga data keterangan untuk produk dengan selisih nol (0).
Tanya Expert Kami
