Ini Cara Membuat SOP yang Baik dan Manfaatnya

Setiap perusahaan atau organisasi pasti memiliki SOPnya masing-masing yang isinya berdasarkan atas kebutuhan serta bagaimana cara bisnis tersebut beroperasi. Di dalam dunia bisnis atau profesional, Istilah SOP menjadi salah satu istilah yang akrab di telinga orang-orang yang terlibat di dalamnya. Kepanjangan SOP adalah Standar Operasional Prosedur, dimana secara umum definisi dari SOP atau Standar Operasional Prosedur, merupakan sebuah sistem yang dibuat dengan tujuan merapikan, menertibkan serta mempermudah pekerjaan yang standarnya diatur oleh SOP.Pada umumnya, SOP memiliki wujud berupa dokumen atau tulisan yang isinya mencakup seluruh prosedur apa saja yang wajib dilakukan sesuai dengan urutan yang telah ditentukan guna memberikan hasil kerja yang efektif dan menekan biaya yang dikeluarkan serendah mungkin.

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

Ada beberapa pengertian tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) menurut beberapa ahli, diantaranya sebagai berikut:Moekijat (2008)Menurut Moekijat, Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan sebuah urutan dari langkah-langkah (atau dilaksanakannya pekerjaan) yang mana pekerjaan tersebut harus dilakukan, bagaimana cara melakukannya, dimana, dan siapa yang melakukan pekerjaan tersebut.Insani (2010:1)Insani berpendapat bahwa Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan sebuah dokumen yang berisikan tentang instruksi-instruksi tertulis dibuat secara formal tentang berbagai macam proses pelaksanaan administrasi kantor yang meliputi bagaimana cara melakukan pekerjaan, waktu untuk melakukan pekerjaan tersebut, tempat dilakukannya serta aktor atau individu atau kelompok yang melaksanakan kegiatan tersebut.Sailendra (2015:11)Menurut Sailendra, definisi dari Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebuah panduan yang digunakan sebagai acuan guna memastikan operasional perusahaan atau organisasi dapat berjalan dengan baik.Tjipto Atmoko (2011)Sedangkan menurut Atmoko, Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebuah panduan atau pedoman yang digunakan dalam melakukan suatu pekerjaan agar sesuai dengan fungsinya serta sebagai tolak ukur evaluasi suatu organisasi baik non-pemerintah maupun pemerintah, bisnis maupun nonbisnis, yang dilandasi dari indikator administratif, prosedur kerja, teknis, dan sistem kerja yang ada di dalam departemen terkait.

Manfaat dari Standar SOP

Diciptakan serta digunakannya Standar Operasional Prosedur (SOP) tentu memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. Jika menilik dari penjelasan yang diberikan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara yang tertuang dalam Permenpan No.PER/21/M=PAN/11/2008, pada umumnya SOP memiliki beberapa manfaat bagi organisasi yang menerapkannya seperti di bawah ini:

1. Merupakan standar yang dibuat yang dapat dijadikan sebagai acuan oleh pegawai atau karyawan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, dan meminimalisir terjadinya kesalahan serta kelalaian dalam pelaksanaannya.
2. Dengan adanya SOP, karyawan bisa menjadi lebih mandiri dan tidak selalu bergantung pada arahan pihak manajemen. Hal ini membantu meminimalisir campur tangan pimpinan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
3. Meningkatkan akuntabilitas dengan adanya dokumentasi atas tanggung jawab dari tugas terkait.
4. Menjadi sebuah standar atas kinerja yang diharapkan diberikan oleh karyawan sehingga ada cara konkret untuk membantu karyawan dalam melakukan evaluasi serta memperbaiki kinerja yang telah dilakukannya.
5. Sebagai materi latihan bagi karyawan yang baru bergabung agar dapat lebih cepat menguasai pekerjaannya.
6. Bukti kinerja dari organisasi yang menunjukkan keefisienan serta pengelolaan yang baik.
7. Menyediakan panduan yang digunakan pada pekerjaan sehari-hari bagi seluruh karyawan yang berkaitan dengan pelayanan.
8. Menghindari adanya tumpang tindih atas tugas yang dilakukan dalam memberikan layanan.
9. Membantu organisasi untuk melakukan penelusuran atas kesalahan yang bersifat prosedural dalam pelayanan yang diberikan. Dengan adanya SOP, proses pelayanan yang diberikan dapat tetap berjalan dalam kondisi maupun situasi apapun.

Cara Membuat SOP

Setelah memahami apa yang dimaksud dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) serta manfaat dari pengimplementasiannya pada organisasi, sekarang kita akan membahas tentang bagaimana caranya membuat SOP bagi organisasi Anda sendiri.Masih mengacu pada peraturan Permenpan No.PER/21/M=PAN/11/2008 oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, pada peraturan tersebut  dijelaskan bahwa dalam membuat SOP, ada beberapa prinsip yang harus dipenuhi di dalamnya, seperti keselarasan, dinamis, ukuran, keefektifan dan efisiensinya, kepatuhan terhadap hukum yang berlaku, memiliki kepastian hukum, serta menyediakan kemudahan dan kejelasan.Setidaknya ada 6 cara yang dapat kita gunakan dalam membuat SOP untuk organisasi kita sendiri, yaitu:Membuat Susunan KerjaAnda bisa mengajak diskusi individu-individu terkait untuk menentukan poin-poin apa saja yang harus dicakup dalam SOP yang akan dibuat. Misalnya, jika Anda seorang pelaku usaha dan memiliki jumlah karyawan yang masih sedikit, Anda bisa mengajak tim Anda untuk memberikan masukan terkait hal-hal apa saja yang harus ada di dalam SOP.Apabila Anda adalah seorang pimpinan dengan jumlah karyawan yang tergolong cukup banyak, Anda bisa meminta manajer atau kepala bagian dari unit terkait untuk membicarakan tentang SOP bersama dengan karyawan lainnya.Merencanakan Alur ProsesTentukan format yang ingin dipakai pada SOP, lalu membuat templatenya, menetapkan alur proses yang ingin dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan terkait, serta menentukan cara agar SOP tersebut dapat diakses oleh pihak-pihak yang membutuhkan SOP tersebut sebagai pedoman.Lakukan WawancaraMelakukan wawancara dengan karyawan untuk memahami aktivitas atau kegiatan apa saja yang dikerjakannya serta bagaimana cara mereka bekerja untuk dijadikan referensi pada saat pembuatan SOP nantinya.Tulis, Bahas, dan SosialisasikanApabila sudah melakukan wawancara dengan karyawan serta menentukan standar cara kerja yang telah disusun, maka perusahaan atau organisasi bisa mulai menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) dan melakukan diskusi kembali dengan pihak-pihak terkait. Hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah masih ada peraturan atau tata cara yang perlu diperbaiki atau ditambahkan ke dalamnya.Jika seluruh pihak terkait menyetujui isi dari SOP tersebut, maka perusahaan atau organisasi dapat mulai melakukan edukasi kepada seluruh karyawannya untuk mematuhi standar yang telah dibuat tersebut.PelatihanSetelah SOP disetujui dan disosialisasikan, maka perusahaan atau organisasi perlu mengadakan pelatihan pada karyawannya untuk memastikan bahwa SOP benar-benar dapat dijalankan dengan baik dan benar.EvaluasiPerlu diadakan evaluasi untuk mengetahui bagaimana tingkat efektivitas SOP yang telah dibuat dan dijalankan. Tentukan periode waktu yang ingin dialokasikan untuk melakukan evaluasi ini, misalnya setahun sekali. Pada evaluasi ini, perusahaan atau organisasi dapat menambahkan, menghilangkan, atau mengubah bagian-bagian yang dirasa tidak relevan.