Komunikasi Bisnis: Definisi, Unsur-unsur Pokok, Strategi agar Lebih Efektif serta Mengapa Komunikasi Bisnis Itu Penting

Komunikasi dalam melakukan bisnis adalah hal yang sangat penting untuk diperhatikan dan dilakukan agar bisa terhindar dari kesalahpahaman ketika berkaitan dengan segala sesuatu yang berkenaan dengan bisnis.Tak bisa dipungkiri bahwa komunikasi yang baik, benar, dan juga tepat akan membuat proses bisnis dapat berjalan lancar serta sesuai dengan apa yang diharapkan. Contohnya saja dalam hal ini, proses pemasaran dengan konsumen, rekan kerja, bahkan pihak investor. Karena itulah, wajar bila dalam pengumuman suatu lowongan pekerjaan terbuka, tak jarang perusahaan memasukkan “mempunyai kemampuan komunikasi yang baik” sebagai persyaratan wajib yang wajib dimiliki oleh calon karyawan. Jadi, begitu pentingkah komunikasi dalam berbisnis? Yuk, simak ulasan lengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Komunikasi Bisnis? 

Secara umum, komunikasi diartikan sebagai suatu proses penyampaian serta penerimaan pesan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Jadi, apabila komunikasi dilakukan dengan tepat maka tidak akan terjadi kesalahpahaman dan persepsi yang berbeda antara sang pemberi informasi dengan yang menerima informasi atau pesan. Sementara itu komunikasi bisnis bisa diartikan sebagai suatu bentuk komunikasi yang dilakukan dalam dunia bisnis. Kegiatan ini sangat berperan penting untuk menyampaikan pesan dan informasi kepada semua pihak yang sedang berkecimpung dan terlibat dalam bisnis. Dengan kata lain, komunikasi bisnis ini merupakan proses berbagi informasi antara orang-orang yang berada di dalam dan di luar bisnis. Dan agar komunikasi bisnis tersebut bisa berjalan efektif maka cara karyawan serta manajemen dalam berinteraksi itu haruslah baik dan tepat demi mencapai tujuan bisnis yang diharapkan. Sementara itu menurut beberapa ahli, definisi komunikasi bisnis adalah sebagai berikut.Floyd (2006) mendefinisikan komunikasi bisnis sebagai komunikasi yang digunakan di dalam dunia bisnis yang didalamnya terdiri atas berbagai jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis yang diharapkan.Purwanto (2003) mengartikan komunikasi bisnis sebagai salah satu bentuk kegiatan yang meliputi pengiriman juga penerimaan informasi dan pesan antara orang per-orang, kelompok kecil, atau bahkan dalam satu lingkungan atau lebih yang bertujuan agar bisa mempengaruhi perilaku orang-orang dalam suatu perusahaan atau organisasi. 

Unsur-unsur Pokok dalam Komunikasi Bisnis

Ada beberapa unsur pokok dalam komunikasi bisnis yang semestinya Anda tahu, diantaranya:Pertama, ada narasumber alias orang yang ingin menginformasikan atau menyampaikan pesan kepada pihak lain. Kedua, ada penerima pesan yang akan menerima pesan atau informasi dari narasumber. Ketiga, punya beragam isi informasi atau pesan yang akan disampaikan. Isinya bisa berupa gagasan, instruksi, ide, opini, pendapat, informasi keputusan, dan masih banyak lagi tergantung pada apa yang menjadi tujuan pertemuan bisnis tersebut dilakukan. Keempat, komunikasi yang dilakukan harus punya tujuan yang sejalan dengan tujuan perusahaanKelima, memakai media tertentu sebagai sarana yang dipakai untuk mengirimkan informasi atau pesan. Media-nya bisa secara langsung melalui percakapan mouth-to-mouth, atau dengan memakai saluran personal dan impersonal agar bisa bertatap muka. Bisa juga menggunakan cara tidak langsung yakni dengan memakai media sosial serta tulisan dan pesan secara elektronik yang mampu menjangkau banyak orang dalam waktu bersamaanKeenam, ada feedback yakni proses dimana sang penerima pesan memberikan tanggapan karena sudah memahami isi dan maksud pesan atau informasi yang disampaikan oleh narasumber.Ketujuh, tak jarang antara si penyampai dan penerima pesan memakai simbol atau sinyal tertentu dalam berkomunikasi sebagai sebuah metode yang dapat dipahami dan dimengerti secara bersama-sama

Strategi yang Tepat agar Komunikasi Bisnis Menjadi Lebih Efektif

Apa saja strategi tepat yang bisa dilakukan agar komunikasi bisnis bisa berjalan dengan efektif? Sebagai informasi, strategi atau bisa juga disebut sebagai rencana (planning) merupakan bagian yang penting dalam sebuah komunikasi bisnis. Tujuannya adalah supaya bisnis Anda berjalan lancar dan mampu menghasilkan banyak keuntungan. Dengan memiliki strategi yang tepat, komunikasi bisnis Anda pun akan mudah diterima oleh si penerima pesan serta dapat berjalan tanpa hambatan yang berarti. Ada beberapa hal yang mesti Anda perhatikan bila ingin strategi yang digunakan tepat saat melakukan komunikasi bisnis. Pertama, pahami siapa target penerima pesan dan informasi AndaKedua, kenali siapa saja orang-orang atau pihak yang dirasa akan dengan mudah menerima pesan dan informasi yang akan Anda sampaikan sebagai narasumberKetiga, tentukan berapa jumlah penerima pesan dan informasi AndaKeempat, perkirakan kira-kira bagaimana bentuk reaksi yang akan ditunjukkan oleh si penerima pesanKelima, ukur seberapa besar tingkat pemahaman si penerima pesan atau informasi tersebut terhadap isi pesan atau informasi yang akan Anda berikanKeenam, cari tahu seberapa besar ketergantungan si penerima pesan atau informasi tersebut dengan informasi Anda. Dengan kata lain seberapa butuh mereka dengan informasi AndaPenting diketahui bahwa di dalam suatu komunikasi bisnis, pesan-pesan yang disampaikan itu bisa dilakukan melalui beragam cara. Anda bisa menyampaikannya langsung tatap muka, ataupun melalui beberapa media seperti lewat gambar, audio visual, dan audio. Namun, terkadang meski strategi yang digunakan sudah tepat, bila cara-cara penyampaiannya kurang baik maka dampaknya juga tidak baik lho! Karena itulah, sebagai seorang pelaku bisnis Anda juga dituntut untuk bisa menerapkan beberapa cara berikut saat melakukan komunikasi bisnis. Apa sajakah itu? Berikut beberapa diantaranya!

1. Harap sabar apalagi saat terjadi perbedaan pendapat dan bersitegang. Ingat bahwa tak semua orang memiliki waktu yang sama untuk mampu mencerna informasi dan pesan yang mereka dapatkan
2. Tak ada salahnya mendengarkan dengan baik dan detail semua pesan, informasi, gagasan, ataupun instruksi yang diberikan narasumber sebelum memberikan respons, komplain, dan lain-lain. Selain itu, menjadi pendengar yang baik dalam suatu komunikasi bisnis juga mencerminkan bahwa Anda memiliki etika yang baik dalam berbisnis
3. Hilangkan segala prasangka dan penilaian buruk bahkan sebelum komunikasi bisnis itu dimulai. Hal ini wajib Anda terapkan kepada siapa saja lawan bicara Anda karena prasangka yang buruk bahkan sebelum benar-benar bertemu untuk pertama kalinya akan sangat mempengaruhi semua pihak yang sedang melakukan komunikasi
4. Hindari miskomunikasi dengan tak malu bertanya apabila Anda tidak memahami isi pesan atau informasi yang diberikan oleh narasumber. Apabila Anda bertindak sebagai si pemberi informasi, maka ada baiknya untuk memberikan kesempatan kepada lawan bicara untuk bertanya jikalau ada pesan atau informasi yang tidak mereka pahami

Mengapa Komunikasi dalam Berbisnis itu Penting?

Lantas, mengapa komunikasi bisnis itu penting? Apa alasan yang mendasari bahwa komunikasi dalam berbisnis itu tidak boleh disepelekan begitu saja? Well, komunikasi bisnis yang baik dan benar itu sangatlah penting agar perusahaan atau orang yang mewakili perusahaan dapat mencapai tujuan bisnis yang mereka miliki. Apabila seorang pengusaha mempunyai kemampuan atau keahlian dalam berkomunikasi, maka hal itu akan menjadi alat paling efektif agar bisa memikat pelanggan untuk mau membeli produk bisnis mereka. Lebih lengkapnya mengenai alasan mengapa komunikasi bisnis itu penting dilakukan dijelaskan di bawah ini.Dapat Meningkatkan dan Mengembangkan Proses BisnisDengan komunikasi bisnis yang baik, maka akan sangat bermanfaat bagi kemajuan bisnis yang akan dijalankan kedepannya. Selain itu, ini juga bisa memberikan solusi apabila bisnis yang dijalankan suatu saat nanti bermasalah. Alhasil, proses bisnis yang dijalani pun akan lebih meningkat serta bisa dikembangkan dengan lebih efisien.Mampu Terhindar Dari Kesalahpahaman dan Mengatasi Perbedaan Persepsi yang Tidak PerluSaat para pelaku bisnis dapat berkomunikasi dengan baik dan benar, maka miskomunikasi dan kesalahpahaman pun bisa terhindari. Selain itu, komunikasi yang baik juga bisa mengatasi terjadinya perbedaan persepsi atau hal-hal kecil yang tidak perlu dipersoalkan bahkan bisa diselesaikan secara damai. Artinya, dengan kata lain, komunikasi yang baik juga akan memudahkan pelaku bisnis dalan meminimalisir terjadinya permasalahan yang sekiranya tidak perlu sehingga mereka bisa lebih fokus pada tugasnya masing-masing.Meningkatkan Produktivitas KaryawanMenurut sebuah literatur, rata-rata seorang karyawan akan menghabiskan 2,5 jam dalam waktu per-harinya ketika mencari informasi yang mereka butuhkan. Artinya dalam satu bulan, ada banyak jam kerja yang hilang begitu saja untuk menemukan sebuah informasi. Karena itulah, seringkali karyawan menghabiskan banyak informasi untuk mencari apa yang mereka butuhkan. Komunikasi bisnis yang baik sangat berpengaruh terhadap hal ini. Dengan komunikasi yang baik antara pimpinan dan karyawan, arus informasi dalam perusahaan pun berjalan lancar. Alhasil, laporan dan instruksi tentang pekerjaan pun lebih cepat diterima. Dan hal itu pastinya akan berdampak pada semakin meningkat produktivitas karyawan dan atasan dalam perusahaan. Dapat Meningkatkan Kualitas Pelayanan Menjadi Lebih BaikSebagai informasi, komunikasi dalam dunia bisnis tidak hanya terjadi diantara pimpinan dengan karyawan atau antar sesama pimpinan saja, melainkan juga bisa terjadi antara pelaku bisnis langsung dengan konsumen.Hal ini bisa saja terjadi ketika misalnya pada saat melakukan transaksi penjualan ataupun pemasaran yang membutuhkan adanya pelayanan secara langsung dari pelaku bisnis kepada konsumen. Nah, saat para pelaku bisnis ini mampu berinteraksi dan berkomunikasi dengan baik langsung kepada konsumen itulah, maka akan sangat membantu meningkatkan bisnis terutama dalam hal kualitas pelayanannya. Pastinya ini hal yang sangat penting mengingat pelayanan yang baik itu akan menjadi acuan atau cara jitu perusahaan agar bisa menarik konsumen lebih banyak lagi. Dengan dilakukannya komunikasi yang baik dalam berbisnis, maka akan sangat berguna untuk membahas kemajuan bisnis yang dijalankan. Meningkatkan Persentase Keterlibatan Karyawan dalam PerusahaanRagan berdasarkan pada penelitian yang telah dilakukannya mengatakan bahwa komunikasi kepemimpinan yang melibakan internal teratas itu adalah suatu bentuk komunikasi yang wajib diterapkan dalam dunia bisnis. Artinya semua tim di dalam perusahaan wajib saling mendukung, melatih, serta mengingatkan dalam hal proses bisnis, termasuk diantaranya saat berkomunikasi dengan para pimpinan atau atasan di lingkungan kerja. Hal ini akan meningkatkan persentase keterlibatan mereka dalam perusahaan. Naiknya persentase ini membuat karyawan merasa perusahaan benar-benar “rumah” mereka sehingga mereka akan bekerja keras untuk memajukan perusahaan. Membantu Membangun Tim BisnisBisa dipastikan bahwa semua perusahaan atau bisnis yang mampu bertahan dan berkembang semakin luas tentunya memiliki leader dan/atau pimpinan yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik, tidak hanya dengan sesama leader dengan perusahaan lain melainkan juga dengan setiap individu atau karyawan dalam perusahaan tersebut.Membantu Memahami Kondisi PasarSebagaimana yang sudah dijelaskan di atas, komunikasi dengan pelanggan itu penting dalam bisnis dan biasanya terjadi ketika proses pemasaran atau saat melakukan transaksi penjualan. Namun ternyata tak hanya itu. Komunikasi dengan pelanggan juga bisa terjadi ketika Anda melakukan survei. Hal ini sangat bermanfaat apabila diterapkan dengan rutin karena dapat membantu para pelaku bisnis mengetahui apa saja yang kurang dari produk-produk yang akan ditawarkan. Selain itu, komunikasi yang baik juga bisa membantu mengetahui apa saja permintaan pasar yang sesuai dengan kebutuhan serta keinginan semua konsumen. Intinya, komunikasi yang baik dapat membantu para pelaku bisnis untuk memahami kondisi pasar yang sebenarnya. Dapat Menciptakan Suasana yang Lebih Positif dan KondusifManfaat lain mengapa komunikasi bisnis itu benar-benar penting adalah agar bisa tercipta suasana yang lebih kondusif dan positif ketika berbisnis. Hal ini bisa membantu mencegah terjadinya konflik internal yang tidak diinginkan yang bisa membuat rasa tidak nyaman antara semua pelaku bisnis. Jadi, dengan memiliki kemampuan komunikasi yang baik, akan tercipta suasana yang beraura positif sehingga bisa tercipta suasana yang nyaman dalam berbisnis. Selain beberapa manfaat diatas, komunikasi bisnis yang baik juga berguna dalam mengurangi peristiwa turnover pegawai, agar proses bisnis dalam perusahaan semakin efektif dan efisien serta mampu menguatkan sinergi yang baik antar divisi dalam perusahaan. Alhasil, perusahaan pun menjadi semakin kuat dalam menghadapi berbagai tantangan dunia bisnis kedepannya. Demikianlah beberapa ulasan mengenai apa itu komunikasi bisnis hingga mengapa komunikasi dalam bisnis itu penting untuk dilakukan. Jadi kesimpulannya, komunikasi dalam bisnis itu memang wajib diterapkan agar bisa meningkatkan kinerja karyawan dalam perusahaan sehingga bisa lebih inovatif dan kreatif untuk mampu menghasilkan produk-produk dan pelayanan yang lebih unggul dari pesaing-pesaing lainnya. Selain itu, komunikasi bisnis yang baik antar para pelaku bisnis juga akan mendukung terjadinya peningkatan kerja sama antar perusahaan serta menciptakan atmosfer kerja yang lebih sehat dan budaya bisnis yang lebih baik.