Mengenal Pentingnya Sistem Informasi Akuntansi dalam Perusahaan

Perkembangan teknologi yang sangat pesat kini telah merasuk ke dalam berbagai bidang, tak terkecuali bidang akuntansi yang telah menerapkan Sistem Informasi Akuntansi.Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem yang dapat kita gunakan untuk mengelola data keuangan. Hasil dari pengelolaan data tersebut nantinya bisa kita gunakan untuk mengambil keputusan. Seiring perkembangan teknologi, sistem informasi akuntansi telah tersedia dalam bentuk perangkat lunak (software) sehingga proses pengolahan data pun bisa dilakukan lebih mudah. Karena itu, penggunaan sistem informasi akuntansi penting bagi kelangsungan perusahaan di seluruh dunia

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 

Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan data yang yang diperlukan dalam akuntansi atau laporan keuangan perusahaan. Data yang diperlukan bisa terdiri dari susunan catatan, formulir, peralatan, dan perlengkapan. Susunan tersebut terdiri dari komputer, alat komunikasi, tenaga pelaksana, serta laporan. Dari seluruh komponen tersebut, seluruh laporan diproses menjadi laporan yang saling terhubung dan dibutuhkan oleh manajemen. Semua proses harus yang dilakukan dalam sistem informasi akuntasi harus mempertimbangkan dampak operasional baik. internal maupun eksternal terhadap sumber daya ekonomi. Hal tersebut bertujuan untuk melacak setiap aktivitas akuntansi yang berkaitan dengan sumber daya teknologi informasi. Pada masa kini, sistem informasi akuntansi sudah dilengkapi dengan metode khusus berbasis komputer. Jika dahulu sistem pencatatan akuntansi menggunakan metode manual, kini, perusahaan menggunakan proses otomatisasi akuntansi. 

Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Apapun jenis bisnis yang Anda jalani, Anda pasti membutuhkan sistem informasi akuntansi. Sebab, sistem informasi akuntansi proses pelaporan kondisi keuangan perusahaan secara akurat yang bermanfaat bagi seluruh pihak. Dengan mengetahi kondisi keuangan perusahaan, kita juga bisa dengan mudah mengetahui kondisi perusahaan saat ini. Adapun data yang terkandung dalam sistem informasi akuntansi meliputi pendapatan, pengeluaran, data pelanggan, data karyawan, informasi pajak, invoice, dan lain-lain. Dengan memberikan informasi yang tepat, Anda juga dapat menekan biaya produksi. Ada tiga fungsi utama penerapan Sistem Informasi Akuntansi, yaitu:

1. Mengubah data menjadi informasi keuangan

Keberadaan sistem informasi akuntansi memudahkan perusahaan dalam mengubah data menjadi informasi keuangan yang dibutuhkan. Informasi ini berbentuk laporan keuangan yang dapat disajikan manual maupun secara online. 

2. Transparansi

Sistem informasi akuntansi bisa kita gunakan sebagai media untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi berupa data yang berkaitan dengan bisnis perusahaan. Adanya sistem informasi juga membuat pengambilan data dari beragam sumber menjadi lebih efisien. Data yang telah disimpan pun menjadi lebih mudah diambil karena sudah terekam dalam sistem. Dengan sistem ini,  Anda mendapat kemudahan untuk melacak karena ada sistem pertanggungjawaban yang detail. 

3. Menghindari kecurangan

Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi mampu menghindari praktik kecurangan karena mampu melacak keuangan perusahaan. sistem informasi akuntansi pun mampu menjaga aset perusahaan sehingga mengurangi risiko penggelapan aset oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. 

4. Mencatat data transaksi secara tepat

Keberadaan sistem informasi akuntansi dapat membantu perusahaan dalam membuat dan mencatat data transaksi secara tepat. Dengan demikian, proses akuntansi dapat berjalan lebih runut sesuai dengan urutan transaksi. Apabila ada kesalahan, Anda bisa segera mengoreksi dan mengetahui penyebabnya dengan cepat. 

5. Sistem pengambilan keputusan yang komprehensif

Penerapan sistem informasi akuntansi dalam perusahaan juga berfungsi sebagai penyedia laporan keuangan. Laporan ini kemudian menjadi dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan. 

6. Membangun sistem pengendalian internal 

Penerapan sistem informasi akuntansi mampu menciptakan sistem pengendalian internal yang sesuai dengan prosedur perusahaan. Dengan demikian, laporan keuangan yang dibuat dapat disesuaikan dengan aturan dan kebijakan yang berlaku, sehingga dapat tercipta aktivitas bisnis yang efisien. 

Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Ada banyak komponen dalam Sistem Informasi Akuntansi yaitu:

• Manusia: Pelaku utama dalam menjalankan sebuah sistem serta melakukan beragam fungsi.
• Transaksi: Objek sistem informasi akuntansi yang akan dikelola menjadi informasi utuh.
• Dokumen: Kumpulan file yang digunakan untuk pencatatan saat melakukan transaksi.
• Peralatan: Alat yang dimanfaatkan untuk melakukan pencatatan pada sistem.
• Prosedur: Tahapan dalam melaksanakan proses transaksi.
• Basis data (database): Tempat penyimpanan data yang telah dikategorikan berdasarkan jenis informasi.
• Output: Produk dari sistem informasi berupa laporan. Nantinya, laporan ini diserahkan pada pihak yang bersangkutan (stakeholder).
• Infrastruktur: Terdiri dari komputer serta peralatan lain.

Prinsip Sistem Informasi Akuntansi

Dalam menerapkan Sistem Informasi Akuntansi, perusahaan harus mematuhi berbagai prinsip yang ada. Ada lima prinsip penerapan sistem informasi akuntansi menurut American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), berikut penjelasannya:

1. Keamanan

Keamanan adalah faktor terpenting dalam penerapan Sistem Informasi Akuntansi. Prinsip keamanan dilakukan dengan pembatasan akses ke dalam sistem dan data. Sistem atau data, biasanya dibuat agar hanya dapat diakses dan dikontrol oleh pihak-pihak tertentu saja. 

2. Kerahasiaan

Dalam dunia bisnis, kerahasiaan merupakan prinsip yang harus dijaga. Dengan prinsip ini, perlindungan terhadap kebocoran informasi milik perusahaan dapat diminimalisasi. 

3. Privasi

Prinsip ini membuat perusahaan melakukan pengumpulan, penggunaan, dan pengungkapan informasi pribadi pelanggan secara privat.

4. Integritas

Pemrosesan data dilakukan secara akurat, tepat waktu, dan melalui otoritas yang tepat. 

5. Ketersediaan

Sistem Informasi Akuntansi harus mampu memenuhi kewajiban operasional perusahaan yang sesuai dengan kontrak. 

Contoh Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi

Perkembangan teknologi menghasilkan banyak aplikasi yang dapat mendukung proses Sistem Informasi Akuntansi. Kini, ada beberapa perangkat lunak sistem informasi akuntansi yang dapat membantu perhitungan akuntansi di perusahaan.Anda pun tak perlu bingung menentukan sistem mana yang sesuai dengan perusahaan. Kini, ada UKIRAMA ERP, aplikasi berbasis awan (cloud) untuk mengontrol pembelian, penjualan, manajemen stok, akuntansi, keuangan, reparasi, hingga HRD. Selain itu, UKIRAMA ERP pun dirancang berbasis website sehingga tidak memerlukan instalasi dan Anda pun dapat mengakses laporan di mana pun serta kapan pun melalui laptop, tablet, atau smartphone. UKIRAMA ERP juga dilengkapi oleh fitur dokumen tracker dan fitur riwayat untuk mempermudah Anda melacak semua kegiatan bisnis dan transaksi. Selain itu, Anda dapat mengontrol pengguna dan memberikan batasan akses sesuai dengan kebutuhan masing-masing divisi. Aplikasi UKIRAMA ERP juga memiliki beragam fungsi lain, yaitu:

• Multi Gudang

UKIRAMA ERP mampu memudahkan kontrol tentang inventarisasi perusahaan di banyak tempat.

• Multi Mata Uang

Anda pun mudah dalam memproses transaksi pembelian dan penjualan.

• Keuangan dan Akuntansi

Mempercepat proses akuntansi serta mengurangi kesalahan entri data.

• Approval

Memberikan hak pengesahan dokumen kepada pihak yang berwenang.

• Laporan

Meningkatkan kecepatan pengambilan keputusan dengan laporan yang komprehensif.

• Payroll

UKIRAMA ERP memiliki sistem payroll yang dapat menghitung gaji karyawan secara otomatis.