Bingung mau memilih software akuntansi berbayar atau gratis? Yuk kenali dulu perbedaannya berikut ini :
- Fitur Yang Ditawarkan
Fitur merupakan komponen utama yang dilihat pertama kali dalam memilih software akuntansi. Hal itu karena fiturlah alasan paling kuat seseorang memilih sebuah software. Pengetahuan paling umum tentang perbedaan fitur berbayar dan gratis sudah sangat klasik. Yang berbayar pastilah lebih lengkap dibanding yang gratis. Kelengkapan itu mulai dari jenis fitur, detail fiturnya, kemudahan pemakaian, desain tampilan hingga keakuratan hasil. Ya, software akuntansi berbayar jelas menyediakan fitur yang sangat lengkap. Mulai dari fitur yang umum seperti penjualan, produksi, data inventory, laporan keuangan, hingga fitur penting yang premium seperti payroll, pajak, bank reconciliation. Fitur pada software berbayar pun cukup detail. Misal dalam laporan pembelian barang/ purchase, input data pembelian akan diklasifikasikan berdasarkan status. Barang dalam pemesanan, pengiriman, dsb. Fitur pajak pun juga akan selalu diupgrade sesuai pembaruan peraturan pajak pemerintah. Jadi, pengguna tidak perlu khawatir ketinggalan pembaruan sistem ataupun salah hitung pajak. Bahkan ada juga software berbayar yang memberikan fitur konfigurasi efaktur dan eSPT. Sehingga pembayaran pajak bisa dilakukan lewat software tersebut yang bisa diekspor impor datanya ke djp. Sedangkan pada software gratis, fitur-fitur yang disediakan sangat terbatas. Biasanya hanya fitur umum saja: input data penjualan, pembelian, aset tetap dan lancar, fungsi akuntansi dasar dan laporan keuangan. Beberapa software gratis juga ada yang memberikan fitur gratis cukup lengkap, seperti layanan purchase order dan rekonsiliasi bank. Namun, fitur ini terbatas. Batasannya ada pada jumlah bank yang bisa dihubungkan, batas maksimal penggunaan ataupun jumlah user yang bisa menggunakan software.
- Layanan Yang Diberikan
Selain fitur, ada lagi variabel yang penting kita perhatikan sebelum memilih yang gratis atau berbayar. Yakni layanan dari penyedia software akuntansinya. Layanan ini akan sangat mempengaruhi kenyamanan kita dalam menggunakan software. Bentuk layanan yang kita maksud di sini seperti misal, pelatihan penggunaan software baik online atau offline, upgrade software otomatis ataukah tidak, servis atau perbaikan software yang bermasalah. Pada software berbayar, penyedia software akan memberikan nilai plus dengan layanan terbaiknya. Mereka biasanya memberikan pelatihan secara gratis untuk beberapa kali pertemuan, bisa online dan offline. Sistem upgrade software secara otomatis setiap kali server melakukan perbaikan dan peningkatan performa serta servis gratis jika terjadi masalah. Yang bisa dipastikan bahwa semua layanan tersebut tidak bisa kita dapatkan dari software akuntansi gratis. Layanan yang diberikan software gratis sangat terbatas. Itu pun berupa bantuan-bantuan online untuk masalah-masalah umum yang sering terjadi.
- Jaminan Keamanan Data
Faktor yang ketiga yakni keamanan data. Ini sangat tidak boleh dilupakan dan harus menjadi pertimbangan penting dalam memilih software akuntansi baik itu berbayar maupun gratis. Sekalipun itu software gratis, kita tetap harus aware pada jaminan keamanan data kita. Karena saat kita menggunakan software tersebut, yang kita input adalah data keuangan perusahaan yang sifatnya rahasia tingkat tinggi. Data keuangan perusahaan yang bocor dapat menjadi bumerang untuk menjatuhkan perusahaan. Karena dari data keuangan itu, kita bisa melihat bagaimana strategi yang diterapkan perusahaan hingga kesehatan keuangan perusahaan. Apalagi jika data itu bocor ke pesaing kita. Beberapa penyedia software berbayar memberikan garansi keamanan data kepada penggunanya. Beberapa software tersebut memiliki server pusat dengan basis data cloud dari perusahaan terkemuka dunia sehingga jaminan keamanan yang diberikan tinggi. Selain itu, ada sistem password pengguna yang harus diganti berkala agar keamanan terjaga. Dan satu lagi, sistem keamanan data juga bisa mengatur pembatasan akses data pada akun tertentu. Pada software gratis, hanya menyediakan sistem keamanan data yang standar saja.
- Device Software
Device software ini berbicara mengenai perangkat apa yang bisa dan tidak bisa digunakan untuk mengakses software akuntansinya. Device yang dalam hal ini adalah perangkat, ada beberapa jenis: pc atau laptop, tablet dan smartphone. Sementara mengenai jaringan, ada software yang bisa diakses dengan menginstall, namun saat ini lebih banyak software yang berbasis pada website sehingga cukup tersambung dengan internet tanpa harus menginstal lebih dulu. Software akuntansi yang tidak berbayar, memiliki layanan akses yang terbatas. Keterbatasan itu dalam hal jumlah device yang bisa mengakses software ataupun bentuk softwarenya yang masih berupa aplikasi yang harus diinstal lebih dulu. Tidak semua software akuntansi gratis bisa diakses di semua device. Ada yang dibuat khusus untuk pc saja, ada yang hanya bisa diakses di smartphone saja. Beberapa software akuntansi gratis juga hanya bisa diakses pada satu pc saja karena modelnya yang aplikasi installer, sehingga tidak bisa diakses pada pc lain. Sedangkan software akuntansi berbayar memberikan layanan akses yang lebih banyak dan fleksibel. Bisa diakses baik pada pc, smartphone maupun tablet secara bersamaan. Kemudahan ini tentu memberikan keuntungan yang lebih baik. Pengguna dapat mengaksesnya di mana saja dan menggunakan device apa saja. Data akan terintegrasi dari mana pun input dimasukkan.
- Masa Aktif Software
Masa aktif penggunaan software ini tak kalah penting juga untuk kenyamanan dan keamanan pengguna. Semakin pendek masa aktif software ini, cukup merepotkan untuk pengguna software akuntansi. Pilihannya ada dua jika ingin terus menggunakan, membayar lagi atau berhenti menggunakan layanan. Setiap pilihan mengandung konsekuensi masing-masing. Membayar lagi (pada software berbayar yang sudah berlangganan untuk perpanjang masa aktif) atau membayar untuk mengaktifkan layanan berbayar dari yang awalnya gratis, membutuhkan dana. Semakin pendek masa aktif, maka semakin sering membayar, semakin mahal biaya yang dikeluarkan untuk bisa menikmati layanan premiumnya. Sedangkan jika tidak ingin membayar, harus berhenti menggunakan layanan. Jika berhenti, kita akan kehilangan data-data keuangan yang sebelumnya sudah diinput dalam aplikasi. Kerugian lain yang terjadi adalah perusahaan tidak bisa mengakses seluruh data keuangan dan menggunakan lagi fungsi layanan yang diberikan oleh software. Pada software gratis, kendala seperti ini sering terjadi. layanan gratis memiliki masa waktu penggunaan. Software layanan gratis biasanya diberikan untuk percobaan dan memberikan experience pada pengguna. Lama waktunya bervariasi, kebanyakan selama 1 bulan. Sehingga perusahaan bisa mengukur performa software selama satu bulan penggunaan. Untuk layanan berbayar, ada dua macam juga. Masa aktif terhitung bulanan atau tahunan.
Tanya Expert Kami
