Terkadang mengelola keuangan dalam sebuah usaha sangat memusingkan. Tetapi ini adalah hal yang penting dalam usaha. Karena keadaan keuangan tersebut merupakan tolak ukur apakah usaha anda untung atau rugi.
Keuangan merupakan jantung bagi setiap usaha. Karena setiap pergerakan dalam bisnis selalu ditinjau dari segi finansial. Manajemen Keuangan sangat menentukan langkah ke depan yang harus diambil oleh anda selaku pengusaha. Oleh karena itu penting untuk mengelola keuangan dengan baik dan benar sehingga anda dapat mengendalikan keuangan usaha anda. Berikut ini beberapa tips mengelola keuangan dalam UMKM.
“Keuangan merupakan jantung dalam usaha”
Memisahkan Uang Pribadi dan Uang Usaha
Kebanyakan dari pengusaha sering berpikir karena usaha mereka masih kecil, maka tidak masalah untuk mencampur uang usaha mereka dengan uang pribadi. Inilah kesalahan yang sering terjadi pada awal mula menjalankan bisnis. Mereka yang sering menggabungkan uang tersebut, sering kebingungan dalam menentukan yang mana pengeluaran pribadi dan yang mana pengeluaran dari bisnis tersebut. Bahkan hal ini membuka peluang pemakaian uang usaha demi memenuhi kebutuhan pribadi.
Contoh sederhana, misalnya jika anda ingin menyimpan uang tersebut dalam bentuk tunai, maka taruhlah dalam amplop yang berbeda dan terpisah dengan uang pribadi anda. Kalau anda menyimpan uang di bank maka pisahkan rekening usaha dengan rekening pribadi. Tegaslah dalam menjalankan komitmen dalam pemisahan ini.
“Pemisahan uang pribadi dan uang usaha dapat mencegah anda untuk menggunakan uang usaha untuk kebutuhan pribadi”
Menganggarkan Pengeluaran dengan Bijak
Perencanaan keuangan sangat krusial bagi kelangsungan bisnis. Tanpa perencanaan yang jelas, anda mungkin tidak tahu berapa uang yang harus dikeluarkan. Bahkan ketika anda memiliki modal yang lebih dari cukup pun, anda harus tetap membuat rencana anggaran agar pengeluaran dapat teralokasi dengan baik. Perencanaan anggaran yang kurang baik dan terperinci, bisa membuat pengeluaran jadi lebih besar dan tidak terkontrol.
Hindarilah pengeluaran yang tidak penting bagi kemajuan usaha anda. Buatlah daftar prioritas kebutuhan dan anggarkan lebih dulu hal yang menentukan perkembangan bisnis anda.
“Perencanaan anggaran dengan kurang baik bisa membuat pengeluaran jadi lebih besar dan tidak terkontrol”
Mencatat Semua Transaksi Keuangan
Sebagian besar pelaku UMKM menganggap pencatatan transaksi keuangan adalah hal yang merepotkan. Mereka hanya mengandalkan ingatan mereka untuk segala transaksi keuangan yang ada. Akan tetapi, menjalankan bisnis tidak cukup dengan hanya mengandalkan ingatan saja. Pencatatan transaksi keuangan yang terperinci sangat penting untuk mendapatkan analisis tentang pergerakan keuangan. Dengan begitu, anda akan bisa melihat kembali semua transaksi yang pernah terjadi. Ini akan memudahkan anda untuk melacak semua pergerakan transaksi keuangan dalam usaha anda. Catatan ini juga bisa menjadi acuan bila terjadi kesalahan dalam transaksi.
Siapkan sebuah buku khusus untuk mencatat setiap transaksi keuangan yang terjadi dalam bisnis. Catatlah segala transaksi dan aliran keuangan yang terjadi ke dalam formulir untuk kemudian disalin ke dalam buku keuangan. Jangan lupa juga untuk mencatat segala aset yang anda miliki. Namun jika memungkinkan, gunakan sistem pengatur keuangan yang dapat membantu anda mencatat segala keuangan yang terjadi dalam usaha yang anda jalani.
“Mencatat semua transaksi akan membuat anda bisa menganalisis pergerakan keuangan dalam usaha anda”
Mengontrol Arus Kas
Jangan terlalu memusatkan perhatian pada keuntungan, tetapi salah satu hal penting yang harus anda perhatikan adalah arus kas. Hutang, piutang, dan persediaan harus anda perhitungkan dengan lebih hati-hati karena ketiganya harus seimbang. Contohnya, anda memiliki perjanjian kredit usaha. Sementara anda memiliki piutang yang belum dibayarkan. Tentunya ini akan mengganggu kelangsungan bisnis anda.
Maka dari itu, arus kas harus terus dikontrol dan diawasi. Pengeluaran dan pendapatan harus seimbang satu dengan yang lain. Ketika pendapatan mulai menurun berarti anda harus menekan pengeluaran. Kelola stok barang anda sehingga tidak terjadi penumpukan di dalam gudang dan keluarkan stok barang lama dengan memberikan diskon sehingga meningkatkan arus kas.
“Dalam menjalankan penting untuk menjaga kestabilan arus kas demi kelancaran proses bisnis”
Menyediakan Dana Cadangan
Dalam menjalankan bisnis, terkadang seorang pengusaha harus punya persiapan untuk keadaan darurat yang datang secara tiba-tiba termasuk dalam hal keuangan. Contohnya, ketika adanya piutang dalam jumlah yang besar namun telah melewati tanggal jatuh tempo. Karena dari pihak pelanggan memperpanjang tanggal jatuh tempo akibat dari ada masalah administrasi dan pada saat itu anda membutuhkan pencairan piutang demi memasok barang dari vendor. Karena adanya masalah itu, akhirnya anda harus menunda untuk memasok barang. Hal ini tentunya akan mengganggu perputaran bisnis anda.
Contoh lainnya adalah jika anda mengalami masalah keterlambatan dalam pengiriman dikarenakan cuaca ekstrim atau karena kecelakaan sehingga membuat barang-barang mengalami kerusakan. Kejadian-kejadian ini tentunya mengganggu arus kas anda.
Namun ketika anda mempunyai dana cadangan, anda bisa menggunakannya terlebih dahulu sehingga tidak mengganggu aktivitas yang lain dalam usaha anda.
Oleh karena itu, persiapkan dana untuk menghadapi keadaan darurat dengan cara memperkirakan masalah-masalah yang kemungkinan anda hadapi pada saat menjalankan bisnis. Setelah itu tentukan jumlah nilai dari dana cadangan tersebut. Hal ini dapat mengurangi dampak dari masalah yang datang secara tiba-tiba.
“Dengan adanya dana cadangan, anda bisa mengurangi resiko dari masalah yang datang dengan tiba-tiba”
Menggunakan Sistem ERP untuk Mengelola Keuangan
Sedikit kesalahan yang anda buat dapat berimbas pada lancar tidaknya bisnis yang anda jalani. Apalagi menghitung keuangan dalam jumlah yang tidak sedikit dengan hanya menggunakan kalkulator, kertas dan pulpen. Sebagai manusia terkadang kita melakukan kesalahan tanpa sadar, mulai dari salah mengisi formulir, tulisan yang kurang jelas, kertas yang tercecer atau rusak.
Menghindari hal ini cobalah menggunakan aplikasi yang mendukung keuangan dan akuntansi seperti sistem ERP. Sistem ini dapat membantu untuk mengelola keuangan dan akuntansi sehingga anda tidak perlu melakukan cara-cara manual seperti menghitung dengan menggunakan kalkulator dan mencatatnya dalam secarik kertas. Semua pencatatan transaksi dilakukan secara otomatis. Laporan keuangan dapat ditampilkan kapan saja dan dimana pun.
“Menggunakan aplikasi seperti sistem ERP dapat membantu pencatatan setiap transaksi dan menyediakan laporan keuangan secara real-time”
Mengelola keuangan adalah hal yang sangat penting bagi usaha anda. Semakin berkembang usaha yang anda jalankan semakin rumit pula mengatur keuangan dari usaha tersebut. Pertimbangkan untuk menggunakan sistem yang dapat mencatat, menganalisa, dan mengatur keuangan dan akuntansi.
Ukirama ERP menyediakan segala kebutuhan dalam mengelola keuangan seperti mencatat setiap transaksi keuangan, menampilkan laporan secara terperinci, menampilkan laporan arus kas, rekonsiliasi bank, dan terintegrasi dengan bagian akuntansi. Selain itu juga Ukirama ERP juga mempunyai fitur seperti manjemen stok, pembelian, penjualan, pengelolaan sumber daya manusia, manufaktur, reparasi dan sistem akuntansi. Semuanya terintegrasi satu dengan yang lain.
Cr: Berbagai sumber
Tanya Expert Kami
